COME UTILIZZIAMO I SUOI DATI
Informativa dello studio notarile Silvani
art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016 GDPR e dell’art. 13[1] D. Lgs. n. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali (cosiddetta Legge Privacy)
Testo a cura del Consiglio Nazionale del Notariato
Il notaio è un pubblico ufficiale che ha istituzionalmente un ruolo di garanzia ed imparzialità; ha il compito di dare pubblica fede agli atti tra privati ed alle informazioni in essi contenute, in modo che chiunque vi possa fare affidamento. Assicura nel contempo il controllo di legalità degli atti ed una qualificata assistenza giuridica, diretta a far sì che gli atti stipulati realizzino per quanto consentito il risultato voluto dalle Parti.
La raccolta dei dati
Per svolgere la sua funzione, il notaio deve utilizzare alcuni dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate. Si tratta di informazioni personali e/o patrimoniali che saranno trattate in modo sia elettronico che manuale. Le informazioni possono essere fornite direttamente da Lei o da altro interessato, oppure raccolte presso terzi, per lo più rivolgendosi ad archivi prevalentemente tenuti da soggetti pubblici, e più raramente privati.
A seconda della natura dell’incarico, il notaio consulterà quindi (o farà consultare) il Catasto, i Registri Immobiliari, il Registro delle Imprese, lo Stato Civile, l’Anagrafe ed altri analoghi Pubblici Registri, ricavandone le informazioni che occorrono per il corretto espletamento dell’incarico. I registri consultati possono in qualche caso trovarsi all’estero, ad esempio qualora il notaio sia richiesto di ricevere un atto ove intervenga una società straniera.
Tali informazioni, raccolte nella misura strettamente necessaria alla funzione notarile, all’incarico ricevuto ed ai conseguenti adempimenti contabili, fiscali e assicurativi, saranno conservate presso lo studio per il periodo stabilito delle rispettive normative di settore (ad esempio: legge notarile per gli atti originali, codice civile per gli adempimenti pubblicitari, normativa fiscale e tributaria per i dati di fatturazione e contabilità, normativa antiriciclaggio per le informazioni relative all’adeguata verifica); senza tali informazioni il notaio non potrà svolgere l’incarico affidatogli. I dati che La riguardano sono acquisiti di volta in volta per quanto necessario ai fini dei singoli atti o delle singole operazioni, cui restano associati nei nostri archivi, sia cartacei che informatici. Per taluni servizi utilizziamo soggetti di nostra fiducia, in qualità di responsabili del trattamento, che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica e/o organizzativa. Il loro elenco è costantemente aggiornato e può consultarlo agevolmente e gratuitamente chiedendolo al personale di studio.
La comunicazione dei dati
Il notaio è a sua volta tenuto a comunicare determinati dati a soggetti pubblici: ciò avviene solo nei casi previsti dalla Legge ed attenendosi strettamente alle modalità dalla Legge previste. I dati trasmessi andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi registri pubblici dai quali è stata tratta la maggior parte dei dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate all’atto.
Le trasmissioni avvengono in forma prevalentemente telematica attraverso dati strutturati, avvalendosi degli strumenti informatici e telematici installati presso lo studio; i notai italiani hanno realizzato un’apposita rete telematica riservata e protetta, a copertura nazionale, ed un sistema esclusivo di firma digitale, governato da una propria Autorità di Certificazione, onde garantire ai cittadini la massima sicurezza anche in tale ambito.
I dati personali saranno ad esempio comunicati dati:
- all’Agenzia delle Entrate già ufficio del registro (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della registrazione fiscale del contratto;
- all’Ufficio del Territorio già conservatoria dei registri immobiliari e ufficio del catasto (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della trascrizione del contratto e della sua volturazione;
- all’Ufficio dello stato civile, per le formalità di competenza (ad esempio l’annotazione a margine dell’atto di matrimonio della convenzione di separazione dei beni);
- al Registro delle Imprese, per le costituzioni di società di persone e di capitali, le modifiche di statuti e patti, le cessioni di quote sociali ed analoghe operazioni.
Gli archivi dei singoli Pubblici Uffici sono accessibili con specifiche modalità regolate direttamente dalla Legge; prevalentemente si tratta di Pubblici Registri consultabili da chiunque.
Il notaio, nella sua qualità di titolare del trattamento non ha l’intenzione di trasferire i suoi dati personali a un paese terzo[2].
I dati personali dei clienti dello studio notarile verranno inoltre raccolti e trattati anche in forma strutturata per gli adempimenti della normativa antiriciclaggio ed antiterrorismo (D.Lgs. 109/2007 e 231/2007, norme di attuazione, integrazioni e modifiche) e le successive elaborazioni da parte dei Soggetti pubblici competenti.
Categorie particolari di dati personali
Ai sensi degli articoli 9 e 10 del Regolamento UE n. 2016/679, Lei potrebbe conferire, al notaio per l’esecuzione dell’incarico dati qualificabili come “categorie particolari di dati personali” e cioè quei dati che rivelano “l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona” o dati dati personali relativi a condanne penali e reati richiesti per legge. Tali categorie di dati potranno essere trattate solo previo Suo libero ed esplicito consenso, manifestato in forma scritta in calce alla presente informativa, o ai sensi dell’art.9, paragrafo 2, lettere f) e g) del Regolamento UE n. 2016/679, senza tali informazioni il notaio non potrà svolgere l’incarico affidatogli.
Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione
Il notaio non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 2 e 4 del Regolamento UE n. 2016/679.
Dati erronei o non aggiornati
Lei ha diritto di accedere in ogni momento ai dati personali che La riguardano. Allo stesso modo può richiedere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che la riguardano o di opporsi per motivi legittimi ad un loro specifico trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati ed alla revoca del consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca e fatto salvo quanto di seguito specificato per il diritto alla cancellazione, ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo individuata dalla legge italiana.
Diritto alla cancellazione (c.d. diritto all’oblio)
L’atto notarile, come ogni altro analogo documento pubblico destinato a pubblici archivi, deve essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario, pertanto i dati personali conferiti per l’incarico professionale non potranno essere cancellati ove siano stati riportati in registri o atti tenuti secondo la Legge Notarile (L. 89/1913 e s.m.i.), in quanto acquisiti:
* per l’adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento;
* nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;
* ai fini di archiviazione nel pubblico interesse;
* per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. ”
Per lo stesso motivo ogni successiva modifica dei dati ivi contenuti non dovrà e non potrà comportare modifica dell’atto, ma sarà documentata con le modalità sue proprie. Il trasferimento di residenza, ad esempio, sarà comunicato all’Anagrafe ma non comporta modifica dell’atto notarile. Allo stesso modo, concluso il pagamento di un mutuo ipotecario non si distruggerà il relativo atto, né si eseguirà su di esso alcuna annotazione, ma dell’estinzione della garanzia che assiste il debito si potrà dare pubblicità presso i Registri Immobiliari seguendo le procedure previste dalla Legge.
Qualora gli atti notarili richiedano, invece, di essere corretti a causa dell’obiettiva erroneità di alcuni loro elementi, la rettifica potrà essere eseguita solo con un ulteriore atto notarile.
Come anticipato, Titolare del trattamento dei Suoi dati è il Notaio Federico Silvani, con studio in Viale G. Matteotti, 21, 50121 Firenze FI, al quale potrà indirizzare ogni richiesta.
